「Excelを使いこなせるようになりたい。」

思ったより多くの人がこのように話しています。同時に、自分がExcelを使いこなせていないと感じているようです。そもそも、Excelを勉強する時に、何から始めればいいのでしょうか？

【今日のポイント】

① ３つの「要素」を意識する！

② ３つの「流れ」を意識する！

③ 「なぜそうするのか」が大切！

 

 

（こちらの記事は、下記リンクからダウンロードできます。）

http://1drv.ms/1rK6l39

 

 

 

■    Excelは簡単ではありません

「Excelなんて簡単ですよ！」教える側はそう言います。

そう、Excelは誰でも「とりあえず」使えるようになる素晴らしいソフトです。

しかし、Excelは簡単ではありません。

英語、ピアノ、テニス。どれも習得するには相応の努力が必要です。

そして、どれもきちんと基礎を学ぶことが上達の秘訣でしょう。

では、Excelは違うというのでしょうか？

Excelを効率よく使うためには「技術」よりもまず、「正しい」考え方を身につけなければいけません。

「正しい」考え方をもとに学習や経験を重ねることは、時間も努力も必要です。

しかし、誰でもできます。

いつもの作業を、今かかっている時間の「半分の時間」ですることは、そんなに難しいことではありません。

 

■    ①　３つの「要素」（機能・関数・VBA）を意識する！

多くの人が、「機能」「関数」「VBA」の３つの要素をそれぞれ初級、中級、上級と考えています。

しかし、それは間違いです。

VBAが使えれば上級者！ではありません。

これらは並列関係であり、それぞれをバランス良く身につけることでExcelの能力を発揮できます。

反対に、VBAは機能や関数をマスターしていなくても、基礎さえしっかり学べば使えるようになります。

３つをバランス良く学んでいくことが、業務効率化の早道です。

 

■    ②　３つの「流れ」（入力・計算・出力）を意識する！

表を作るとき、まず印刷用の表をつくり、その表に直接数値を入力、さらに、表の中に計算式まで入れる。

これは、「きれいに印刷すること」を目的にしています。

なぜそれがいけないのか？

縦横の項目の増減があればすぐに修正する必要がでてきます。効率が悪いのです。

①値やデータを「入力」する、

②集計・分析・加工の「計算」をする、

③印刷やグラフなどの成果物に「出力」する、

このような流れでExcelは使います。

３つの流れを意識しましょう。

そうすれば、どんな出力の仕方にも対応できるようになります。

 

■    ③　「なぜそうするのか」が大切！

大切なことは「どうすればできるか？」ではありません。

「なぜそうするのか？」根拠をもつことです。
それは、作ったブックはいつか誰かに引き継ぐからです。

誰が見てもわかりやすく作らなければならない。処理ができていれば良いのではありません。

誰でも分かるように処理していますか？

引継ぎがうまくいかないのは、「後任者」の理解不足ではなく、「前任者」の責任です。

 

 

 

【編集後記】

「正しい」考え方を理解すると、「なるほど！」と思いますが、当然それだけではExcelは使えるようになりません。しかし、この「正しい」考え方は、必ずこれからの学習と経験に役に立ちます！

 

※平成２６年８月１日の研修会を元に作成しています。

講師　田中亨先生　http://www.pwa.or.jp/